• продолжение работы по обеспечению сохранности архивных документов МБУ «Горархив»;
• формирование электронного архива, постепенный перевод существующего научно-справочного аппарата и архивных документов на электронные носители;
• предоставление услуг по обеспечению юридических и физических лиц архивной информацией, в первую очередь связанной с социальной защитой граждан, в том числе в электронном виде.

Реализация вышеуказанных направлений осуществлялась за счет выполнения 4 основных функций: обеспечение сохранности, учет документов Архивного фонда РФ, комплектование архива документами и их использование.

Обеспечение сохранности достигалось путем применения комплекса мероприятий по созданию нормативных условий хранения, проверкой наличия документов, их рациональным размещением. С целью сохранности архивных фондов в плановом порядке проводились работы по реставрации документов, по выявлению особо ценных документов, картонированию документов, которое составляет 100%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима в архивохранилищах осуществлялся системой климат-контроля.

Для осуществления противопожарной безопасности все архивохранилища оборудованы огнеупорными дверями и системой порошкового пожаротушения, все остальные помещения — системой голосового оповещения и приточно — вытяжной вентиляцией «тамбур-шлюз», охранно-пожарной сигнализацией.

В рамках реализации задач ведомственной целевой программы «Электронный Новосибирск», утвержденной постановлением мэрии города Новосибирска от 01.11.2011 № 3838, путем активного освоения общероссийского программного комплекса «Архивный фонд» (версия 4.1) начаты работы по созданию электронного архива. Этому предшествовала большая работа по мониторингу оборудования и программного обеспечения, а так же расчету нормативов для сканирования и оцифровки документов. Департаментом связи и информатизации мэрии города Новосибирска было закуплено необходимое программное обеспечение, позволяющее загружать электронные образы документов в ПК «Архивный фонд» (версия 4.1) находясь в удаленном доступе.

В течение года сотрудники отдела сохранности, учета и НСА параллельно решали 3 задачи:

• Занимались введение в БД «Архивный фонд» заголовков описей дел.
• Поводили сканирование документов;
• Проводили оцифровку документов. Для реализации последних двух задач кроме сотрудников архива были привлечены наемные работники. Сканирование документов проводилось на сканере OPTIMA — V A2 с применением технология ScanlabCropping 4,7. Оцифровка документов осуществлялась операторами в удаленном доступе в помощью специально разработанного программного обеспечения.

В первую очередь для оцифровки и сканирования были отобраны постановления и распоряжения мэрии города Новосибирска.

В результате в электронную форму было переведено 90929 заголовков описей, что составляет 71% от общего количества документов постоянного хранения.

В рамках реализации вышеупомянутой программы «Электронный Новосибирск» сотрудниками архива и привлеченными работниками переведено в электронную форму 26630 документов (366 дел). Всего по программе до 2014 г. планируется перевести 176 424 документа. Процент выполнения за 2011 г. составил 15% вместо 30% запланированых. Плановый показатель не удалось выполнить из-за несвоевременной поставки программного продукта, в связи с чем работы были начаты только в октябре 2011г.

В ближайшие годы формирование электронного архива станет одним из главных направлений в работе МКУ «Горархив».

За отчетный год на хранение принято 5104 дел: из них 3187 (62 %) документов постоянного хранения от 22 организаций — источников комплектования , 433 единицы хранения поступили по 2 новым личным фондам; 1429 дел по личному составу принято от 9 ликвидированных организаций. В настоящее время помещения архивохранилищ уже заполнены на 75 %, что ещё более обостряет проблему загруженности архивохранилищ и строительства нового здания для архива.

Всего на 01.01.2012 в списке источников комплектования состоит 44 организации, с которыми в плановом порядке осуществлялось взаимодействие по вопросам делопроизводства и архива. В 2011г. сотрудниками архива упорядочено 2176 архивных дел в 19 организациях. 4 источника комплектования провели подготовку документов к архивному хранению самостоятельно.

Продолжалась работа по контролю за сохранностью документов и постановкой делопроизводства в источниках комплектования. Проведены проверки в 13 организациях.

Специалистами отдела комплектования были проведены 2 методических совещания для сотрудников делопроизводственных служб и ответственных за архив в организациях — источниках комплектования.

В июне 2011 года сотрудниками проведен методический семинар на базе МКУ «Горархив» для слушателей факультета повышения квалификации и профессиональной переподготовки Новосибирского государственного педагогического университета по теме «Электронный документооборот и системы управления электронными документами в органах местного самоуправления».

Постоянно-действующая экспертно-проверочная комиссия МКУ «Горархив» провела 8 заседаний, на которых рассматривались вопросы приема документов и согласования описей ликвидированных муниципальных организаций и предприятий. Вся перечисленная работа логически замыкается на использовании документов архива. В рамках запланированных мероприятий, посвященных 66-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и другим дням воинской славы было подготовлено 3 интернет — выставки, размещенные в разделе «Городской архив» официального сайта города Новосибирска, и 1 статья, которые знакомили пользователей и читателей с документами, хранящимися в личных фондах ветеранов Великой Отечественной войны. В целях популяризации архивных документов всего подготовлено 2 инициативные информации, 7 выставок, 2 статьи, 1 из которых представлена в материалах Второй научно-практической конференции, посвященной 90-летию образования Новониколаевской губернии, проведено 2 урока.

В 2011 г. поступило 9245 обращений. Все запросы исполнены. С положительным результатом исполнено 7901 (85%), с отрицательным — 1344 (15%).

В целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» 26 мая 2011г. МКУ «Горархив» заключило Соглашение об информационном взаимодействии с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации (государственным учреждением) по Новосибирской области в рамках которого и осуществляет передачу сведений (архивных справок по запросам) по защищенным каналам электронной связи.

Огромную работу по предоставлению заявителям архивной информации помогают выполнять информационно-поисковые системы архива. Всего в архиве насчитывается 37 баз данных.

В июне при МБУ «Горархив» была создана секция Новосибирского регионального отделения Общероссийской общественной организации «Российское общество историков-архивистов», в которую вошли сотрудники архива и руководители музеев истории городских районов.

В целях повышения профессионального уровня специалистов на расширенных совещаниях при директоре заслушиваются отчеты начальников отделов о проделанной работе.

По смете на содержание МКУ «Горархив» из бюджета города было выделено 2 млн. 568 тыс. рублей. Эти средства были затрачены на обеспечение текущего содержания, в т.ч. проведение текущего ремонта, на закупку компьютера, цветного принтера, видеопроектора с экраном. Кроме того, часть средств (460 тыс. руб.) была затрачена на оплату привлеченным работникам проведенных работ по оцифровке архивных документов. Исполнение сметы расходов составило 98,5%.

Учитывая задачи, выдвинутые Президентом Российской Федерации, органами местного самоуправления, рекомендации управления государственной архивной службы Новосибирской области приоритетными направлениями работы на 2012 год следует считать:

• Продолжение работы по развитию информационного потенциала архива и созданию электронного архива. Выполнение плана по оцифровке описей и документов (ввод 46 тыс. 158 заголовков описей в программу «Архивный Фонд»; оцифровка 54 тыс. 520 документов);
• Реализация мероприятий по проведению административной реформы, внедрение административных регламентов предоставления муниципальных услуг в области архивного дела;
• Дальнейшее внедрение стандартов, инструкций, правил делопроизводства, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации..., Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного в 2010 г.